Reservation Agent- Borgo Pignano Florence

Borgo Pignano Florence è un raffinato boutique hotel immerso in un parco di 5 ettari sulle suggestive colline fiorentine, a pochi minuti dal centro storico. La struttura, parte della prestigiosa collezione Relais & Châteaux, offrirà 32 camere e suite eleganti, una villa privata, una spa esclusiva, una piscina riscaldata, due ristoranti e suggestivi spazi per eventi. Un’oasi di relax e raffinatezza nel cuore della Toscana.

Il Reservations Agent è il primo punto di contatto per le richieste di prenotazione: accoglie chiamate, e-mail e chat, cattura ogni dettaglio con estrema precisione e assicura che ogni prenotazione venga processata in linea con gli standard aziendali. Collabora con il team per massimizzare revenue e soddisfazione degli ospiti sin dal primo contatto.

Borgo Pignano offre un ambiente di lavoro stimolante, che promuove integrità, rispetto e creatività e che consente di crescere professionalmente e personalmente. Crediamo nel valore della collaborazione e della comunicazione tra reparti, valorizzando l’unicità di ogni persona in un contesto in cui culture, identità e idee diverse vengono accolte e rispettate.

In linea con la nostra missione e il nostro impegno verso la sostenibilità, ogni giorno ci impegniamo a realizzare pratiche virtuose che coinvolgano attivamente tutti i nostri collaboratori. Offriamo formazione continua su procedure gestionali e standard, piani di sviluppo individuali e la possibilità concreta di contribuire alla crescita di un’offerta eno-gastronomica di eccellenza in una delle location più esclusive della Toscana.

PRINCIPALI MANSIONI E RESPONSABILITÀ

- Rispondere e processare tutte le richieste di prenotazione (telefono, e-mail, sito web) entro 24 ore, secondo le procedure interne

- Registrare correttamente dati ospite, metodi di pagamento e condizioni di prenotazione (no-show, cancellazione, pre-pagamento)

- Registrare pagamenti anticipati, depositi, acconti, pre-autorizzazioni, anche tramite i sistemi automatizzati

- Aggiornare quando necessario i profili ospiti su CRM e verificare la corrispondenza automatizzata (conferme, transactional emails)

- Eseguire daily trace e follow-up su prenotazioni pendenti (1, 3 e 7 giorni prima dell’arrivo), riconfermando le camere e le richieste speciali

- Gestire allotment, gruppi e rate codes, prevenendo doppi booking e incongruenze

- Mantenere aggiornate le tariffe, i pacchetti e la disponibilità sui vari canali (PMS/CRS, OTA, GDS) in accordo con le direttive del Group Reservations Manager

- Supportare campagne di upselling proponendo upgrade, servizi extra e offerte speciali per raggiungere i target di revenue

- Collaborare con Front Office e F&B per garantire un servizio integrato in caso di richieste speciali o gruppi

- Monitorare e segnalare eventuali discrepanze o anomalie al Group Reservations Manager

- Garantire il rispetto delle policy GDPR nella gestione dei dati personali degli ospiti

- Partecipare a briefing e formazioni quotidiane per aggiornamenti su prodotti, promozioni e procedure

REQUISITI

- Diploma o laurea, preferibilmente in ambito turistico-ricettivo

- Minimo 2 anni di esperienza in prenotazioni alberghiere, preferibile in catene internazionali o boutique hotel

- Conoscenza base di PMS Opera Cloud/CRS e channel manager

- Ottime capacità comunicative in italiano e inglese; la conoscenza di ulteriori lingue è un plus

- Precisione, orientamento al dettaglio e attitudine al problem solving

- Capacità di lavorare sotto pressione e gestire contemporaneamente più richieste

- Disponibilità a lavorare su turni, weekend e festività

COMPETENZE

- Customer care: empatia, ascolto attivo e comunicazione chiara

- Organizzazione: gestione efficace del tempo e delle priorità

- Teamwork: spirito di collaborazione con tutti i reparti

- Proattività: iniziativa nel proporre soluzioni e miglioramenti

- Flessibilità: adattabilità a procedure in evoluzione e picchi di lavoro

- Inserimento da settembre 2025 con contratto a tempo determinato o indeterminato e come da CCNL Settore Turismo

- 40 ore settimanali su 5 giorni con due giorni di riposo

- Formazione interna su procedure operative e introduzione al circuito Relais & Châteaux

- Ambiente di lavoro dinamico e internazionale

- Opportunità di crescita in un groppo alberghiero in espansione

- Mensa aziendale per i pasti durante il servizio

- RAL: commisurata all’esperienza

No alloggio